Berbicara tentang drama perkuliahan memang tidak ada habisnya, ya, Goodmates. Dalam satu minggu pasti kita akan dihadapi oleh alur cerita perkuliahan yang terkadang bikin senang, sedih, bahkan pusing karena banyaknya tugas.
Salah satunya ketika kamu harus berurusan dengan dosen. Bisa jadi karena kamu perlu mengabari perihal absensi, nilai, dispensasi, organisasi, dan banyak hal lainnya. Mau tidak mau langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menghubungi dosen untuk mempermudah komunikasi.
Namun, tahukah Goodmates bahwa menghubungi dosen merupakan satu hal yang sering dihindari oleh kebanyakan mahasiswa. Sebab, banyak orang yang masih takut untuk berbicara bahkan sekadar untuk mengirim pesan teks saja. Biasanya, alasan yang dikemukakan adalah takut salah bicara, takut waktunya tidak tepat, takut mengganggu, dan lainnya.
Tips menghubungi dosen dengan sopan
Memang, menghubungi sosok yang lebih tua dan dihormati seperti dosen membutuhkan kesabaran, tenaga, pikiran, dan waktu dua kali lipat lebih besar. Terlebih lagi jika kamu dan dosen belum berkenalan sebelumnya.
Sebab kesalahan berbicara atau waktu yang kurang tepat kadang dapat membuat dosen kesal. Tentunya kita sebagai mahasiswa tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan? Jika Goodmates harus menghubungi dosen dan merasa takut pun bingung bagaimana menghubunginya, berikut adalah tips yang tepat.
1. Hubungi di jam kerja
Goodmates tahu tidak, ternyata masih banyak mahasiswa yang masih bingung mengenai kapan mereka harus menghubungi dosen. Ini adalah cara yang paling mudah, kamu bisa menghubungi dosenmu pada saat jam kerja.
Biasanya waktu kerja dimulai pada pukul 08.00 pagi dan berakhir pukul 05.00 sore. Jadi, tidak diperkenankan bagi kamu untuk menghubungi kurang dari pukul 08.00 pagi dan lebih dari 05.00 sore. Sebab, waktu tersebut cukup riskan bagi sebagian orang yang mungkin tengah bersiap-siap bekerja atau istirahat.
2. Cari tahu kapan waktu dosen sering memeriksa ponselnya
Sudah menghubungi di jam kerja, tapi dosen tidak membalas? Biasanya disebabkan oleh chat yang tertimbun dengan pesan-pesan lain. Terlebih lagi jika dosen kamu adalah dosen yang super sibuk, atau punya jabatan yang tinggi sehingga sering berurusan dengan banyak orang.
Cara ini cukup sering digunakan oleh banyak mahasiswa. Caranya dengan mencari tahu kapan dosen sering memeriksa ponselnya, kamu bisa bertanya kepada teman yang pernah menghubungi dosen tersebut. Cari tahu kapan pesannya di balas dengan cepat olehnya.
Cara kedua ini cukup memakan waktu, sebab kamu perlu memeriksa media sosialnya setiap waktu untuk memeriksa apakah beliau sedang online atau tidak. Jika ya, kamu harus cepat-cepat mengirimkan pesan. Hal tersebut berguna agar pesanmu ada di urutan paling atas, karena biasanya chat paling atas suka mencuri atensi dan kadang menjadi prioritas.
3. Awali dengan salam dan perkenalan
Setelah mengetahui waktu yang tepat, langkah selanjutnya adalah mengirimkan pesan. Eits, mengirim pesan tidak bisa asal-asalan ya, Goodmates.
Sebab bahasa yang baik akan mencerminkan rasa hormat kita kepada dosen yang notabe sudah lebih tua dan juga senior. Hal pertama yang bisa dilakukan adalah mengawali dengan salam dan juga perkenalkan nama kamu, nomor induk, dan asal fakultas atau jurusan. Contohnya:
Selamat (sesuaikan dengan waktu kirim pesan). Perkenalkan nama saya (gunakan nama lengkap) dengan nomor induk (masukan nomor induk mahasiswa) dari (tulis asal fakultas atau jurusan).
4. Ucapkan kata maaf dan maksud mengirim pesan
Mengucapkan kata maaf bukan berarti kamu salah sepenuhnya. Melainkan ungkapan sopan dan rendah hati. Untuk beberapa dosen, biasanya ada yang santai dengan mahasiswa sehingga tidak perlu menggunakan ucapan ini. Namun, jika kamu baru pertama kali menghubungi dosen, ucapan ini wajib kamu tulis.
Setelah itu, kamu dapat menuliskan maksud mengirim pesan. Bisa tuliskan masalah yang kamu alami hingga perlu menghubungi dosen, tidak perlu panjang-panjang asal kamu dapat membentuk kata agar mudah dipahami. Contohnya:
Mohon maaf bila saya mengganggu waktu bapak/ibu (sesuaikan dosennya). Maksud saya menghubungi bapak/ibu adalah untuk (ceritakan masalah dengan bahasa yang formal dan jelas).
5. Sisipkan pertanyaan di akhir dan akhiri dengan ucapan terima kasih
Setelah menjelaskan situasi yang ada, kamu dapat menuliskan pertanyaan dan mengakhiri dengan ucapan terima kasih sebagai tanda ramah kepada dosen. Contohnya:
Kira-kira jika seperti itu apakah (sisipkan pertanyaanmu)? Terima kasih banyak atas waktu (atau terima kasih saja cukup).
6. Jangan gunakan kalimat singkatan
Perlu Goodmates perhatikan bahwa, tidak semua dosen mengerti kalimat singkatan seperti ‘Gtw, gk bsa, otw, yg, dan lainnya’. Selain itu, kalimat tersebut tidaklah formal dan tentu akan membentuk impresi yang kurang baik terlebih lagi jika kamu baru pertama kali menghubungi dosen tersebut.
Harus selalu ingat bahwa dosen adalah sosok yang lebih senior, kalimat yang perlu kita gunakan juga harus baku dan sopan. Tetapi lain hal jika kamu sudah mengenal dosenmu dengan baik atau akrab, kamu bisa menggunakan kalimat singkat sesekali tanpa mengurangi rasa hormat pada dosen.
Bagaimana Goodmates, sudah mengingat tips-tips di atas? Semoga dengan cara di atas, dosenmu bisa segera membalas pesan yang kamu kirim, ya!
